Datenschutz

1. Verantwortlicher und Kontakt

Telefon: +49 170 2458284
E-Mail: hallo@roombook.io

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf roombook.io. Für Datenschutzanliegen kannst du die oben genannte E-Mail-Adresse verwenden.

2. Hosting und technische Bereitstellung

Roombook wird auf einem Server bei STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, betrieben. Beim Abruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browserinformationen, gegebenenfalls verweisende Seite sowie technische Antwort- und Fehlerdaten verarbeitet. Das dient der Auslieferung, Fehlerbehebung und Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse: sicherer und zuverlässiger Betrieb). Bei der Nutzung vertraglicher Funktionen gilt außerdem Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Technische Protokolldaten werden nur so lange benötigt, wie sie für den Betrieb, die Fehleranalyse oder die Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich sind. Eine längere Speicherung kann zur Sicherung konkreter Nachweise erforderlich sein. Weitere Informationen: Datenschutz bei STRATO.

3. Anmeldung und Speicherung im Browser

Für ein Benutzerkonto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, ein technisch geschütztes Passwort sowie Sitzungs- und Sicherheitsdaten. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung kommen die hierfür erforderlichen Einrichtungs-, Prüf- und Wiederherstellungsdaten hinzu. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, für Missbrauchsschutz Buchst. f.

Das technisch erforderliche Cookie roombook_session hält deine Anmeldung bis zu 30 Tage aufrecht. Es wird nur über HTTPS übertragen und ist nicht durch JavaScript lesbar. Beim Abmelden wird es entfernt. Die gewählte Exposé-Sprache kann unter roombook_preferred_expose_language im lokalen Browserspeicher verbleiben, bis du die Einstellung oder deine Browserdaten löschst. Die von dir gewählte Kachel- oder Listenansicht wird unter roombook_portfolio_view im lokalen Browserspeicher gemerkt. Dabei werden nur die Werte für die Darstellung gespeichert, keine Objekt- oder Kontodaten. Du kannst die Ansicht jederzeit wechseln oder die Einstellung über deine Browserdaten löschen.

Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf für ausdrücklich gewünschte Funktionen notwendige Informationen erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Es sind derzeit keine zusätzlichen Werbetracker, Newsletterdienste oder externen Besucheranalyse-Dienste eingerichtet.

4. Suche, Merkliste und Inserate

Suchanfragen, Filter, Merklisten, Suchaufträge sowie von dir eingegebene Objekt-, Kontakt- und Exposé-Daten werden zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Suchaufträge speichern deine Kriterien; daraus folgt keine Anmeldung zu einem Newsletter. Private Entwürfe werden nicht allein durch das Speichern öffentlich. Erst nach einer ausdrücklichen Freigabe werden die geprüften Objektangaben, Fotos und selbst angegebenen Kontaktdaten als Inserat öffentlich zugänglich. Hochgeladene PDF-Dokumente aus dem Exposé-Entwurf werden dabei nicht veröffentlicht. Änderungen an einem Entwurf benötigen eine erneute Freigabe. Du kannst die Veröffentlichung wieder deaktivieren; bereits von Dritten gespeicherte Kopien können dadurch nicht zurückgerufen werden.

Für die von dir genutzte Archiv- und Vorlagenfunktion speichern wir veröffentlichte Exposé-Fassungen mit ihren freigegebenen Fotos. Nach Pausierung, Vermietung oder Verkauf bleiben diese Fassungen für dich im angemeldeten Bereich verfügbar. Eine Vorlagenkopie erstellt einen neuen privaten Entwurf; bisherige Anfragen und Termine sowie private PDF-Unterlagen werden nicht mitkopiert. Mit „Anzeige entfernen“ wird ein Angebot öffentlich deaktiviert und aus der normalen Vermarktungsübersicht genommen. Entwürfe und veröffentlichte Archivfassungen bleiben im geschützten Bereich unter „Entfernte Anzeigen / Archiv“ wiederherstellbar; eine Wiederherstellung veröffentlicht sie nicht automatisch. Diese Funktion ist keine vollständige Löschung aller gespeicherten Daten. Für einen weitergehenden Löschwunsch kannst du uns über den oben genannten Kontakt erreichen. Das Archiv ist keine zusätzliche öffentliche Veröffentlichung. Die Hinweise zu Speicherdauer und Löschung in Abschnitt 10 gelten auch hierfür.

Öffentliche Immobilienangebote enthalten Daten von Anbietern beziehungsweise aus öffentlich zugänglichen Angebotsseiten, insbesondere Objektangaben, Bilder, Anbieterbezeichnung und Quellenverweise. Die Zusammenführung dient der Immobiliensuche (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Auffindbarkeit und Vergleich von Immobilienangeboten). Anbieter können sich zur Berichtigung oder Löschung an uns wenden. Beim Aufruf eines Originalangebots gelten die Datenschutzinformationen der Zielseite. Bei extern geladenen Angebotsbildern erhält der jeweilige Bildanbieter technische Abrufdaten, insbesondere deine IP-Adresse.

5. Immobilienverwaltung, Dokumente und Abrechnungen

Wenn du die Verwaltung nutzt, verarbeiten wir die von dir eingetragenen Eigentümer-, Mieter-, Vertrags-, Objekt- und Finanzdaten sowie hochgeladene Dokumente, Belege, Kontoauszüge, Bilder und Protokolle. Die Funktionen dienen der Ablage, Zuordnung, Prüfung, Berechnung und Erstellung der von dir gewünschten Unterlagen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Automatisch erkannte Angaben müssen geprüft werden; daraus folgt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung über Mieter oder Bewerber.

Dokumentenauswertung und lokale Textvorschläge laufen auf unserem Server. Für diese lokale Textassistenz werden keine Eingaben an einen externen KI-Anbieter gesendet. Lade nur erforderliche Unterlagen hoch und entferne nicht benötigte Angaben Dritter. Wenn du Daten anderer Personen als Vermieter, Verwalter oder Unternehmen verarbeitest, bleiben deine eigenen Informationspflichten und gegebenenfalls notwendige Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gesondert zu berücksichtigen.

6. Anfragen, Besichtigungen und Unternehmensbereiche

Bei Immobilienanfragen und Besichtigungsterminen verarbeiten wir die eingegebenen Kontaktdaten, Nachrichten, Objektbezüge, Zeitfenster und Terminstatus. Angaben werden dem für die Anfrage zuständigen Anbieter und berechtigten Teammitgliedern zugänglich gemacht, soweit dies für die gewählte Funktion erforderlich ist. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei Ansprechpartnern eines Unternehmens gegebenenfalls Buchst. f (berechtigtes Interesse: geschäftliche Kommunikation).

Eine heruntergeladene Kalenderdatei wird erst durch deinen Import an deinen Kalenderanbieter übergeben; dies ist keine fortlaufende Kalender-Synchronisation. In Unternehmensbereichen werden zusätzlich Rollen, Einladungen, Importzugänge, private Importentwürfe und sicherheitsrelevante Bearbeitungsvorgänge verarbeitet. Private OpenImmo-Importe werden nicht allein durch den Import veröffentlicht.

Sofern der E-Mail-Versand eingerichtet ist, versendet Roombook von post@roombook.io funktionsbezogene Benachrichtigungen und ausdrücklich ausgelöste Antworten über den SMTP-Dienst von STRATO. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff und Nachrichteninhalt zum Versand verarbeitet. Das ist kein Newsletter. Antworten per E-Mail werden nicht automatisch in den Portalverlauf übernommen. Eine Annahme durch den Mailserver belegt keine Zustellung oder Kenntnisnahme.

Gespeicherte Ansprechpartner bleiben im jeweiligen Konto. Die Auswahl im Exposé veröffentlicht die freigegebenen Kontaktangaben, erteilt jedoch keinen Zugriff auf das Konto, Nachrichten oder Verwaltungsunterlagen.

Nach einer Anfrage und einer Rückmeldung, die auch automatisch erfolgen kann, kannst du den Anbieter bewerten. Eine tatsächlich erfolgte Besichtigung oder ein Vertrag wird dadurch nicht bestätigt. Nur mit deiner ausdrücklichen Zustimmung zu dieser Veröffentlichung werden Anzeigename, Bewertungstext und Sternezahl nach einer Prüfung auf Regelverstöße öffentlich angezeigt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Positive und negative Bewertungen werden nach denselben Regeln geprüft. Du kannst deine Bewertung wieder entfernen.

7. Kontakt und Partneranfragen

Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung des Anliegens (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei Vertragsanbahnung, ansonsten Buchst. f; berechtigtes Interesse: Beantwortung von Anfragen). Das Partnerformular verarbeitet Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Unternehmen, Rolle, Bestandsgröße und Beschreibung deines Anliegens. Die Formulardaten werden nach 90 Tagen bei der nächsten stündlichen Bereinigung gelöscht. Kommt eine Zusammenarbeit zustande, können hierfür erforderliche Angaben gesondert weiterverarbeitet werden. Es erfolgt keine automatische Newsletter-Anmeldung.

8. Karten und Standortbestimmung

Die interaktiven Karten laden Kartenbilder direkt von tile.openstreetmap.org der OpenStreetMap Foundation (OSMF), St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Hierbei erhält der Dienst insbesondere deine IP-Adresse, Browser- und Abrufinformationen sowie die angeforderten Kartenausschnitte. Die Einbindung dient der räumlichen Immobiliensuche (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Darstellung der Lage von Angeboten). Die Karten können bereits beim Laden einer Suchseite angefordert werden.

Für die Umwandlung einer Objektanschrift in Koordinaten kann unser Server die Anschrift an den OSMF-Dienst nominatim.openstreetmap.org übermitteln. Dabei wird die Server-IP verwendet; die Objektanschrift selbst kann personenbezogen sein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für von dir gewünschte Standortfunktionen beziehungsweise Buchst. f für die räumliche Einordnung öffentlich angebotener Objekte. Lokal vorhandene Standortdaten werden zwischengespeichert. Die lokal importierten deutschen Umgebungsdaten ermöglichen Entfernungsberechnungen ohne einzelne externe Abfragen für jede Einrichtung.

Bei OSMF-Diensten ist eine Verarbeitung im Vereinigten Königreich möglich. Informationen zu Verarbeitung, Empfängern und internationalen Übermittlungen findest du in der Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation. Eine Kartenposition stellt keine Feststellung deines eigenen Aufenthaltsorts dar.

9. Empfänger und Zugriff

Zugriff erhalten der Betreiber und für den Betrieb erforderliche Dienstleister sowie die von dir jeweils berechtigten Empfänger. STRATO stellt die Hosting-Infrastruktur bereit; Kartendienste und Anbieter externer Inhalte erhalten die unter Ziffer 4 und 8 beschriebenen Daten. Daten werden außerdem übermittelt, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) oder dies zur Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist (Buchst. f). Wir verkaufen keine Nutzerprofile.

Datennutzung für Vergleiche

Kontoauszüge, Nachrichten und Mieterdaten werden ausschließlich für die jeweilige Verwaltungs- oder Kommunikationsfunktion verarbeitet. Sie werden nicht für Marktanalysen, gemeinsame Vergleichsdatenprodukte oder KI-Training verwendet, auch nicht anonymisiert oder aggregiert. Vergleichsangebote beruhen auf dafür zulässigen öffentlichen oder ausdrücklich freigegebenen Immobiliendaten; persönliche Kontaktangaben gehören nicht in diese Vergleichsdatenbasis.

Nutzungskennzahlen

Auf öffentlichen Such- und Detailseiten zählen wir Suchaktionen, Detailaufrufe und Klicks zum Originalangebot ausschließlich als Tageswerte nach Immobilienkategorie. In diesen Zählern speichern wir keine IP-Adressen, Nutzerkennungen, Suchtexte, Referrer oder Nachrichteninhalte. Dafür werden keine Cookies, Besucherprofile oder Werbepixel angelegt. Die Tageswerte sind keine Zahl eindeutiger Besucher; technische Abrufe und Mehrfachaktionen können enthalten sein. Unabhängig davon gelten die oben beschriebenen technischen Serverprotokolle.

Der geschützte Betreiberbereich zeigt außerdem aggregierte Konto- und Bestandszahlen. Kontoauszüge, Mieterdaten und Nachrichteninhalte werden für diese Kennzahlen nicht verwendet. Ein Zugriff auf den Betreiberbereich setzt eine gesonderte Freischaltung und Zwei-Faktor-Authentifizierung voraus.

10. Speicherdauer und Löschung

Konto-, Objekt- und Dokumentendaten werden für die jeweilige Nutzung vorgehalten. Du kannst verfügbare Löschfunktionen nutzen und Löschung außerdem über den oben genannten Kontakt verlangen. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderlichen Nachweise entgegenstehen. Für Geschäfts- und Buchungsunterlagen können je nach Dokumentart gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Nicht jede hochgeladene Datei ist deshalb automatisch aufbewahrungspflichtig.

Sicherungskopien können ältere Datenstände enthalten. Sie sind vom laufenden Zugriff getrennt zu behandeln und dienen der Wiederherstellung, nicht der weiteren Nutzung gelöschter Inhalte. Bei einer Wiederherstellung sind bereits bearbeitete Löschanträge erneut zu berücksichtigen. Die oben genannten Sonderfristen für Anmeldung und Partnerformular gelten zusätzlich.

Umgebungskarten in Roombook-Exposés

Für druckbare Umgebungskarten verwendet Roombook OpenStreetMap-Kartendaten und die Ortssuche Nominatim. Roombook ruft diese Dienste serverseitig ab und speichert Karten und Ortsergebnisse vorübergehend zwischen. Übermittelt werden nur die veröffentlichte Postleitzahl und der Ort sowie die technische Server-IP; die IP-Adresse des Besuchers wird beim Kartenabruf nicht an den Kartendienst weitergegeben. Private Straßen, Hausnummern, Nachrichten, Mieterdaten und Dokumente werden hierfür nicht verwendet. Die Karte zeigt die ungefähre Orts- oder PLZ-Umgebung, keine genaue Objektposition. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, unser Interesse an einer verständlichen Lageübersicht. Hinweise des Kartenanbieters: OpenStreetMap Foundation.

11. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen (Art. 21). Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit Widerspruch einlegen.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden. Zur Bearbeitung deiner Rechte können wir erforderliche Angaben zur Identitätsprüfung anfordern.

Für verpflichtend gekennzeichnete Eingaben gilt: Ohne diese Angaben kann die betreffende Funktion gegebenenfalls nicht bereitgestellt werden. Eine gesetzliche Pflicht, ein Roombook-Konto anzulegen, besteht nicht. Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.